נכתב ע"י :

ענת דבש - פסיכולוגית מנהלת

 

"ממחר דיאטה" היה משפט ששמעתי רבות בילדותי כבת להורים עם חנות לדברי מתיקה.

שני תרחישים שכיחים הופיעו אז:

 *האחד, "ממחר דיאטה"  נדחה ל"מחרתיים"  (מושג סימבולי המייצג אורך זמן

   בלתי מוגדר);

 *שני, "ממחר דיאטה" מחזיק מעמד עד "מחרתיים" (מושג לא סימבולי בכלל       המייצג פרק זמן קצר מ48 שעות).

 

שני המצבים מעידים על קושי שלנו להתחיל בשינוי…ולשמר תנופת שינוי.

 

אנו רואים זאת היטב כעת, פברואר 2003:

השנה החלה. חלקנו חשבנו, עיבדנו וכתבנו תוכניות עבודה ובהן שיבצנו שינויים והחלטות.

אבל תהליכי החלטות לחוד ומעשים לחוד.

כיצד נתחיל ביישום השינויים? כיצד נטמיע את החלטות השינוי ביום יום?  כיצד נוודא שנעמוד בשינוי ההרגלים?

 

כולנו מכירים את האתגר של  הטמעת שינויים אחרי שההחלטות התקבלו….

בשבועות הראשונים להחלטות אנו מלאי אנרגיה …ואז, אט אט, תנופת השינוי מתחילה לרדת.

דעיכת תנופת השינוי מתלווה בשלבים הראשונים ברגשי אשמה, פרצי אנרגיה לא שיטתיים, ולבסוף השלמה. "ככה זה…זה לא עובד וזהו".

 

במאמר הקודם הצגנו כלי ראשון להתמודדות עם האתגר: עיצוב שגרות ניהול כמנוף לשינוי .

הטענה: עיצוב שגרות (רוטינות) עוזר לנו להרגיל עצמנו לשינויים: הופך את החדש למוכר, הופך את החדש לביצוע אוטומטי ועוד. מיסוד השינוי בשגרת עבודה הופך את השינוי למוכר, רגיל ולפיכך מקל את ההסתגלות אליו.

 

במאמר זה נציג  כלי נוסף להתמודד עם האתגר של התחלת ושימור תנופת שינוי: ניהול חכם וניצחון של כשל הדחיינות – כשל המהווה אחת הסיבות השכיחות לאיטיות בהתחלת ויישום שינויים.

לשם כך נבחן את השאלות הבאות:

• מהו כשל הדחיינות בניהול?

• מהו כשל הדחינות בניהול שינויים? 

• כיצד להתמודד עם כשל הדחיינות כדי להבטיח יישום שינויים?

 

א. מהו כשל הדחיינות בניהול? 

"כשל הדחיינות" בניהול בא לידי ביטוי בדחיית ביצוע משימות על רקע של קושי בניהול עצמי של רגשות:

 

• המנהל/ת  הדחיין עסוק רבות בתכנון ופחות בייצור הישגים מיידיים

• המנהל/ת  הדחיין אוהב קצת יותר מדי "משחקים מקדימים" (בניית קואליציות, שיחות, אבחון ואיסוף מידע)

• המנהל/ת  הדחיין דוחה את מה שקשה / לא אהוב / חדש וזר

• המנהל/ת הדחיין דוחה קבלת החלטות בתואנות שונות (חסר לי מידע / התמונה מורכבת/ רמת אי וודאות גבוהה מדי/ סיכון גבוה מדי להחלטה)

 

בכל מצבים אלו סיבת הדחייה נעוצה בקושי רגשי להתמודד עם המטלה.

קושי רגשי זה לעיתים קרובות מקבל מעטפת "פסאודו רציונלית": הסברים חכמים וניתוחים מרתקים…שבסיסם הקושי לבצע את הדורש ביצוע.

 

 

ב. מהו כשל הדחיינות בניהול שינויים? 

 

כשל הדחיינות בתהליכי שינוי כולל דחיית היישום בתהליכי השינוי וחוסר תכנון וחוסר ביצוע של הישגים קצרי טווח בתהליך השינוי.

לעיתים תכופות אנו משקיעים זמן רב בתכנון השינוי ובמהלכיו, נכנסים לפרוייקטים "גדולים", אך פחות מתמקדים ביישום מיידי של חלק מן ההחלטות.

 

לכך השלכות מסוכנות:

מאחר ושינוי צורה אמיתי לוקח זמן ומאמץ, מאמץ התחדשות עלול לאבד תנופה אם לא ניתן להשיג מטרות קצרות טווח ולחגוג את השגתן.

 

היעדר הישגים קצרי טווח פגע בהתחלת ושימור תנופת שינוי מאחר:

• אנשים רבים לא יצאו למסע ארוך אלא אם כן הם רואים ראיות משכנעות תוך זמן קצר על כך שהמסע מוציא תוצאות צפויות.

• אנשים רבים מתנגדים לשינוי מדעות שונות אלא אם כן הם עדים להישגים קצרי טווח אשר מראים שההישג הוא חד משמעי (עליית איכות, עצירת מגמת ירידה, שיפור בתפוקה, רמה גבוהה יותר של שביעות רצון) .

• כשמתברר לאנשים ששינוי גדול ייקח זמן ארוך, רמת הדחיפות יכולה לרדת.

• כשמתברר לאנשים ששינוי גדול ייקח זמן ארוך, אנשים מוותרים או מצטרפים בפועל לשורות מתנגדי השינוי.

 

ג. כיצד להתמודד עם כשל הדחיינות בניהול תהליכי שינוי?

 

אנו ממליצים למובילי שינוי ולכל המתלבטים כיצד ליישם שינוים שגיבשו בתוכניות השונות לתכנן באופן מודע  וליצור הישגים של טווח קצר בגישת ה – JUST DO IT:

כלומר המלצתנו:

א.      לתכנן שיפור נראה לעין בתפקוד

ב.      ליצור את השיפור הזה כאן ועכשיו

ג.        וכל זאת תוך כדי עיצוב התהליכים ארוכי הטווח.

 

ליצור הישגים קצרי טווח שונה מלקוות להישגים קצרי טווח. האחרון הוא פאסיבי, הראשון פעיל.

לדוגמא, מפקדת בצה"ל אשר נכנסה לתפקיד פיקודי בכיר, החלה בבחינת המצב ותהליכי בדיקה שונים. בצד אלו, היא יזמה הצגה מוצלחת של פרוייקט שינוי אחרי זמן קצר לאחר תחילת מאמץ ההתחדשות שלה. הפרוייקט נבחר משום שניתן היה לתכנן ולהשיק אותו תוך פרק זמן קצר יחסית, היה לו פוטנציאל לצמוח. ההישג נתן דחיפה לאמינותו של תהליך השינוי.

כאשר אנו מייעצים זאת למנהלים מובילי שינוי אנו נתקלים במנהלים המתלוננים כי מכריחים אותם ליצור הישגים קצרי טווח אבל מצאנו את הלחץ הזה מרכיב שימושי בתהליך השינוי.

 

זיכרו:

מחויבות ליצור הישגים קצרי טווח עוזרת להחזיק את רמת הדחיפות למעלה!

 

אנו מודים לשיראל על שהעלתה את הרעיון שהוביל למאמר ונשמח לקבל התייחסויות ונושאים נוספים בהם אתם מתעניינים.